安全生產文件和檔案管理制度
一、目的
為了規范安全生產文件和檔案的管理，確保安全規章制度和操作規程編制、使用、評審、修訂的有效性，建立文件和檔案的管理制度，進一步明確責任部門、人員、流程、形式、權限及各類安全生產檔案及保存要求，使文件充分發揮在各項工作中的指導作用，結合集團公司實際情況，特制訂本制度。
二、適用范圍
適用于集團公司安全生產文件和檔案資料的控制與管理。
三、工作職責
3.1安全風險部負責制定本制度，并負責綜合監督指導。
3.2安全風險部為安全文件資料管理部門，具體負責收集、管理與控制集團公司安全文件和資料；各部門具體負責收集、管理本部門的安全文件和資料。
3.3集團公司發布的安全生產文件，應符合集團公司文件和檔案管理的標準要求。
四、管理內容
4.1文件資料收集和處理流程
4.1.1安全規章制度的管理流程一般包括編制、評審、發布、使用、修訂五個環節，新修訂的管理制度應注明生效日期。
4.1.2安全生產文件和檔案資料內容主要包括如下：
4.1.2.1安全生產工作目標責任書；
4.1.2.2政府機關、上級部門發來的與集團公司安全工作有關的決定、建議、提示、命令、條例、規定、通知等資料；
4.1.2.3內部的各種安全工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報等；
4.1.2.4安全生產組織機構、網絡等資料，以及關于員工獎勵、處分的文件資料；
4.1.2.5重要的安全會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等等；
4.1.2.6制度文件：有關部門制定和下發的制度性文件，安全生產方面的通知和通報等，集團公司制定的各項安全生產管理制度；
4.1.2.7安全檢查、安全學習、安全宣傳、培訓教育活動情況資料等；
4.1.2.8生產安全事故應急預案、事故記錄和報告資料、事故調查處理材料；
4.1.2.9其他具有查考價值的文件資料。
4.1.2.10新建、改建和擴建項目“三同時”風險評價信息
4.1.2.11特種設備、危險源等臺賬記錄。
4.2立卷歸檔
4.2.1文件資料應根據其相互聯系、保存價值分類立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映安全生產主要情況，以便保管和利用。
4.2.2應按文件材料的重要性，在收藏時間上分為永久、長期、短期三種，然后依據編好的立卷類目，采取相應的措施進行分門別類。
4.2.4集團公司需要長期保存的安全檔案，在每年2月底前對上年度的文件資料進行歸檔、送集團公司檔案室保存。
4.2.4各種文件資料按類別進行排列和系統化，應層次分明，填寫卷內文件資料目錄。
4.2.5不同價值，不同性質的文件資料應當區別管理，單獨立卷。
4.3文件和檔案保管
4.3.1檔案必須入柜，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
4.3.2應采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞。
4.3.3檔案和文件應存放在固定、明顯并易于查閱的位置，確保對安全生產管理有效。
4.3.4對過期或作廢的文件要及時銷毀，不能混放，防止誤用。
4.4文件和檔案保存周期
4.4.1國家有關安全生產法律法規、標準規范及其他要求、安全培訓記錄、事故及案例、法定檢測記錄；關鍵設備設施檔案；應急演練信息；維護和校驗記錄等永久保存。
4.4.2主要安全生產文件、事件記錄、風險評價信息、標準化系統評價報告等長期保存。
4.4.3檢查、整改記錄；安全生產會議記錄；安全活動、承包商和供應商信息記錄短期保存。
4.5文件和檔案借閱及檔案發放
4.5.1文件資料檔案借閱，必須辦理借閱手續，外單位借閱須經安全風險部負責人及分管領導簽字同意；借閱檔案要注意保護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續借手續。
4.5.2借閱的檔案要注意保密，未經許可，不得隨意公開、發表或轉借他人。
4.5.3歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記本上注銷。
4.5.4安全規章制度應采用固定形式發布，如通過紅頭文件形式或在內部辦公網絡發布等，發布范圍應覆蓋制度相關的部門和個人。
4.5.5發布的文件應有專人管理，不得隨意翻印、復制。
4.6文件和檔案銷毀
對于過期并失去保存價值的文件資料，經集團公司分管領導批準，可以定期銷毀，必要時做好銷毀記錄。
4.7文件和檔案統計
4.7.1銷毀秘密公文，應進行登記，有2人監督，保證不丟失、不漏銷。
4.7.2要及時對檔案數量、鑒定情況、利用情況進行統計。
4.7.3除按上級主管部門的要求及時填報統計資料外，還應做好檔案統計的基礎工作。
4.7.4統計數字要準確真實。
4.7.5對永久、長期、短期保存的文件和資料分別進行統計，以便反映檔案的不同價值和庫存發展趨勢。
4.8文件和檔案保密
4.8.1檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。
4.8.2不得傳播、議論有關機密問題。
4.8.3文件和檔案資料未經部門負責人批準不準帶到公共場所。
五、附則
5.1本制度由集團公司負責解釋并監督執行。
5.2本制度自發布之日起執行。
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